Caso de éxito: el programa de gestión de varias empresas en un servidor en la nube, con copias verificadas, en Alicante

Un grupo empresarial tenía un servidor para el programa de gestión de cada una de sus empresas. Nadie podía asegurar que las copias de seguridad sirvieran para recuperar algo, el acceso a los datos no estaba controlado y el centro de datos acumulaba años de equipos sin uso. Este es el proyecto con el que ordenamos esa parte de la informática: qué decidimos y en qué orden, cómo planteamos las copias de seguridad y el control de accesos, y qué conviene saber si su empresa está ante una decisión parecida. Forma parte del mismo cliente y del mismo plan que un caso anterior sobre el diagnóstico de su infraestructura, pero es un proyecto distinto: aquí el protagonista es el servidor. El diagnóstico previo de toda su informática lo explicamos en el caso del grupo con tres sedes.

Proyecto para un cliente de la provincia de Alicante. Caso anonimizado: por confidencialidad, la ubicación y los datos que podrían identificar al cliente se han modificado.

La situación de partida

El diagnóstico previo dejó claro qué había en esta parte de la infraestructura:

• Un servidor propio para el programa de gestión de cada una de las empresas del grupo.
• Ausencia de un control de accesos claro a los datos.
• Copias de seguridad que no se comprobaban.
• Ordenadores sin antivirus.
• Un centro de datos con equipos obsoletos, cables improvisados y baterías de respaldo (SAI) de calidad insuficiente.

Ninguno de estos puntos es raro en una empresa que ha crecido sin un responsable informático dedicado. La suma de todos sí es peligrosa: si falla un servidor, nadie sabe cuánto se puede recuperar, y si alguien accede a lo que no debe, nadie puede demostrarlo.

Qué se planteó

El plan empezaba por una decisión que correspondía al cliente y no a nosotros. Antes de comprar o instalar nada, había que responder a una pregunta: ¿hace falta realmente tener tres servidores para el programa de gestión? Para saberlo, el primer paso fue hablar con los especialistas del programa y entender qué necesitaban para funcionar bien en cada empresa.

Después, el plan fijaba un orden:

1. Probar primero en la nube. El equipo del cliente trabajaría con el programa de gestión en un servidor en la nube durante un periodo de prueba, para comprobar si le convencía el sistema.
2. Decidir con la prueba hecha. Según el resultado, el cliente elegiría entre la nube, un servidor local reutilizado o una solución mixta.
3. Instalar copias de seguridad y control de accesos en cualquier caso. Eran las dos medidas que no dependían de la decisión anterior.

Este orden evita un error muy común: comprar hardware o contratar un servicio por inercia y descubrir después que no encaja con el trabajo diario.

Cómo lo hicimos, paso a paso

1. Conversación con los especialistas del programa de gestión. Para conocer los requisitos técnicos y valorar si se necesitaban tres servidores. Para esto hacía falta que los técnicos del programa estuvieran disponibles y que una persona de la plantilla del cliente nos acompañara durante toda la jornada, de forma remota.
2. Prueba en la nube con el equipo del cliente.
3. Decisión sobre el modelo: tras la prueba, el cliente eligió llevar el programa de gestión a la nube.
4. Implantación y visita a la oficina, para supervisar la migración de la información.
5. Copias de seguridad completas de los equipos necesarios en la nube, con comprobación de la recuperación. Además, se verificaba que las copias llegaban a la persona encargada de revisar a diario el aviso correspondiente.
6. Limpieza y mejora del centro de datos. Retirada de los equipos obsoletos, reparación o sustitución del cableado improvisado, cambio de los SAI que no cumplían la calidad mínima, configuración del router e instalación de antivirus en los ordenadores que carecían de él.
7. Comprobación de la impresión. Al cambiar la ubicación del programa de gestión, la impresión puede dejar de funcionar. Se previó configurarla con la empresa que mantiene las impresoras.
8. Valoración de una VPN y copias en las sucursales, a medida que avanzaba la implantación.

Se ejecutó todo el plan acordado con el cliente: el programa de gestión funciona hoy en un servidor en la nube, con copias comprobadas, y el centro de datos se limpió por completo, con los equipos obsoletos retirados, el cableado rehecho y los SAI sustituidos.

Las copias de seguridad: lo que las hace útiles

El documento del proyecto lo dice de forma sencilla: copias completas de los equipos necesarios en la nube, con comprobación de la recuperación. En esa frase está lo importante. Una copia de seguridad solo cumple su función si se ha comprobado que se puede restaurar.

Lo que pedimos a un sistema de copias, en este proyecto y en cualquier otro:

• Que sean completas para los equipos y los datos necesarios, no solo para una carpeta.
• Que se verifiquen. Con pruebas periódicas de restauración, no solo con un mensaje de «copia correcta».
• Que haya una persona responsable de comprobar que las copias se realizan y de actuar si algo falla.
• Que conserven versiones anteriores. El plan perseguía mantener versiones de tres a seis meses atrás, y llevar trazabilidad por usuario. Esto permite volver a un estado anterior y reconstruir qué pasó si hay un error o una acción indebida.
• Que al menos una copia esté fuera del alcance de un ataque. Es una buena práctica general, que se recoge en la conocida regla 3-2-1: tres copias, en dos soportes distintos, una de ellas fuera de la sede.

Si quiere profundizar, tenemos una página sobre copias de seguridad en la nube.

El control de accesos

El segundo pilar del plan fue el control de accesos. En una empresa con varios programas de gestión y varias sedes, que cada persona acceda solo a lo que necesita es una cuestión de seguridad y también de orden. El plan lo combinaba con la trazabilidad por usuario, para que, ante una suplantación de identidad o una sustracción de información, existiera un registro de quién hizo qué.

Los servidores llevarían además licenciamiento original, tanto del sistema operativo como de las sesiones de escritorio remoto. Un servidor con licencias legítimas es una condición básica: permite recibir actualizaciones de seguridad y evita riesgos legales.

El centro de datos: pequeños detalles que importan

Puede parecer secundario, pero los problemas físicos causan caídas reales:

• Equipos sin uso. Ocupan espacio, consumen energía, dificultan la ventilación y confunden a quien intenta saber qué está en funcionamiento.
• Cableado improvisado. Cables sueltos o sujetos con cinta aislante provocan desconexiones y hacen casi imposible diagnosticar una avería.
• SAI inadecuados. El diagnóstico detectó que los SAI instalados eran de tipo «offline», en los que el salto del relé interior es demasiado lento para proteger frente a ciertos fallos eléctricos. El plan era sustituirlos por unos que cumplieran la calidad mínima.

Qué cambia para el cliente

Los beneficios que perseguía el plan, no resultados medidos, son estos:

• Mayor control de los datos y de las claves por parte de la empresa.
• Copias de seguridad con versiones de tres a seis meses y trazabilidad por usuario.
• Un entorno ordenado, con equipos útiles y licencias originales.
• Elegir la modalidad de servidor con una prueba real; en este caso, la nube.

Nube, servidor propio o mixto: cómo decidir

Esta es la pregunta que se hace cualquier empresa. No hay una respuesta universal, pero sí criterios claros:

La nube suele encajar cuando hay varias sedes que necesitan acceder a los mismos datos, cuando la empresa no tiene personal para mantener hardware y cuando se valora poder crecer o reducir recursos con facilidad.

Un servidor local suele encajar cuando la conexión a internet es poco fiable, cuando el programa de gestión exige respuestas muy rápidas en red local o cuando ya se dispone de equipos en buen estado.

Una solución mixta combina ambas: por ejemplo, datos en local con copias en la nube.

Sea cual sea la opción, hay cuatro cosas que no deben faltar: copias comprobadas, control de accesos, licencias originales y un responsable con nombre y apellidos dentro de la empresa.

Lo que aprendimos

Probar antes de decidir. Poner a trabajar al equipo del cliente en la nube antes de comprometerse evitó decidir a ciegas.

Hablar con el fabricante del programa. Los especialistas del programa de gestión son quienes mejor saben qué necesita para funcionar, y su implicación desde el principio ahorra problemas.

Lo físico también es seguridad. Un SAI de baja calidad puede causar más daño que un virus.

¿Su empresa tiene varios servidores o copias sin comprobar?

Podemos revisar con usted dónde conviene alojar el programa de gestión, cómo proteger los datos y qué hay que ordenar en su centro de datos. Todas las licencias y el equipamiento quedan a su nombre, sin permanencias. Consulte nuestras páginas sobre infraestructura informática para empresas y outsourcing informático, o cuéntenos su caso.

Programa de gestión en la nube: lo esencial del caso

Antes de llevar el programa de gestión a la nube, hicimos una prueba real con el equipo del cliente para medir cómo funcionaba desde cada sede. Con el programa de gestión en la nube, las copias se hacen completas, con versiones, y se comprueba que se pueden restaurar. El traslado del programa de gestión a la nube se completó con la limpieza del centro de datos y la sustitución de los SAI. Las claves y las licencias del programa de gestión en la nube quedaron a nombre de la empresa.

Para ampliar información, puede consultar la información de INCIBE sobre copias de seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor la nube o un servidor propio?

Depende de la conexión, del programa de gestión, del número de sedes y de los recursos de la empresa. Por eso recomendamos probar antes de decidir.

¿Cada cuánto hay que probar las copias de seguridad?

Con una periodicidad definida y siempre tras un cambio importante en el sistema. Lo esencial es que la restauración se haya hecho de verdad al menos una vez.

¿Los datos siguen siendo nuestros si están en la nube?

Sí. Las licencias, las cuentas y los accesos quedan a nombre del cliente, que mantiene el control y puede cambiar de proveedor.

¿Pueden hacerlo si ya tenemos otro proveedor informático?

Sí. Trabajamos directamente con empresas y también como subcontrata de consultoras e integradores, en marca blanca.

¿Hay que cambiar de programa de gestión?

No necesariamente. Se estudia con los especialistas del programa qué necesitan para funcionar correctamente en el nuevo entorno.