Caso de éxito: auditoría de una plataforma Moodle frente a los requisitos de FUNDAE en Madrid

Esta auditoría de Moodle comprueba si una plataforma de formación cumple lo que exige FUNDAE. Una entidad de formación nos pidió algo muy concreto: saber si su plataforma Moodle cumplía los requisitos que exige FUNDAE para poder bonificar sus cursos. No querían una opinión, sino un resultado medible y una lista de lo que había que corregir. Este es el proceso de la auditoría, lo que encontramos y cómo se lee un informe de este tipo.

Proyecto para un cliente de la provincia de Madrid. Caso anonimizado: por confidencialidad, la ubicación y los datos que podrían identificar al cliente se han modificado.

Por qué una entidad de formación necesita esta auditoría

La formación bonificada a través de FUNDAE no es solo cuestión de cursos y alumnos. La plataforma donde se imparte la teleformación debe permitir un seguimiento y unos controles concretos: quién entra, cuánto tiempo, qué contenidos recorre, cómo se evalúa y qué informes se generan para justificar la actividad. Si la plataforma no los ofrece, el riesgo no es técnico, es económico: una formación que no se puede justificar es una formación que no se puede bonificar.

Muchas plataformas Moodle se instalan y se personalizan pensando en el alumno, y los requisitos de justificación se quedan para después. La auditoría sirve para detectar esa brecha antes de que lo haga un tercero.

El punto de partida

La entidad trabajaba con una plataforma Moodle en la versión 4.0.5. Tenía cursos, usuarios y roles ya montados, pero no sabía con precisión cuántos de los requisitos cumplía. Nuestro encargo fue verificarlos, uno por uno, y proponer mejoras.

Cómo hicimos la auditoría

Trabajamos en tres etapas.

1. Definir la lista de requisitos

Convertimos las exigencias de FUNDAE sobre la plataforma en una lista de verificación de unos noventa puntos, agrupados por áreas:

• Página de inicio de la plataforma.
• Cursos: estructura, descripción, contenidos y actividades.
• Usuarios y roles.
• Contenidos: formatos, accesibilidad y legibilidad.
• Interacción: foros, mensajería y tutorías.
• Registro y seguimiento de la actividad del alumno.
• Seguridad de la plataforma.
• Copias de seguridad.
• Pruebas de funcionamiento.

Para cada punto se prepara una hoja de revisión con tres posibles resultados: correcto, incorrecto y propuesta de mejora.

2. Revisar la plataforma

Entre el 5 y el 8 de mayo de 2023 recorrimos la plataforma con cursos y usuarios de muestra, comprobando cada punto de la lista. No basta con mirar la configuración: hay que probar el comportamiento real, por ejemplo qué ve un alumno, qué registra el sistema cuando entra y qué puede extraer un tutor.

3. Entregar el informe de resultados

Al terminar entregamos un informe con el porcentaje de cumplimiento y las mejoras clasificadas en dos colores: rojo, lo que incumple un requisito y hay que corregir, y amarillo, lo que es recomendable pero no impide la justificación.

Qué encontramos

El nivel de cumplimiento global fue del 85 %. Es un resultado bueno, pero el 15 % restante concentraba los puntos con más peso para la justificación.

Informes obligatorios sin personalizar. Faltaban los informes que FUNDAE espera: de inicio, de asistencia, de seguimiento pedagógico y de evaluación del impacto. Moodle registra mucha actividad, pero no la entrega por defecto en el formato que se necesita para justificar.

Sin sistema de copias de seguridad periódicas localizado. No encontramos una política clara: frecuencia, almacenamiento seguro, pruebas de restauración y plazos de conservación. Es un punto que se pasa por alto hasta que hay una incidencia.

Mejoras en los cuestionarios y en la protección de datos. Los cuestionarios no daban retroalimentación al alumno, no había una página que explicara el tratamiento y la protección de sus datos y el usuario no podía eliminar su propia cuenta.

Accesibilidad. El texto de la descripción de los cursos era demasiado pequeño. Las pautas de accesibilidad WCAG 2.1 recomiendan un tamaño mínimo de 16 píxeles para facilitar la lectura.

Las recomendaciones

Con esos hallazgos propusimos cinco líneas de trabajo:

1. Crear un informe personalizado de seguimiento del alumno y de la actividad en los foros.
2. Implantar un sistema de copias de seguridad con frecuencia definida, almacenamiento seguro y pruebas de restauración.
3. Añadir retroalimentación en los cursos y cuestionarios.
4. Permitir que el usuario elimine su cuenta y publicar las páginas de información sobre protección de datos.
5. Ajustar el tamaño del texto para cumplir con la accesibilidad.

La ventaja de un informe así es que el cliente sabe qué hacer y en qué orden: primero lo que impide justificar la formación y después lo recomendable.

Cómo ordenaríamos el trabajo de corrección

Un informe con muchas mejoras puede abrumar. Por eso, al entregarlo, proponemos un orden de trabajo en tres bloques:

• Primero, lo que bloquea la justificación. Los informes personalizados de seguimiento y asistencia, porque sin ellos no se puede demostrar la actividad del alumno.
• Después, lo que protege la plataforma y a los alumnos. Las copias de seguridad con pruebas de restauración y las páginas de protección de datos, junto con la posibilidad de que el usuario elimine su cuenta.
• Por último, lo que mejora la experiencia. La retroalimentación en los cuestionarios y los ajustes de legibilidad y accesibilidad.

Este orden permite empezar a justificar cursos cuanto antes y repartir el esfuerzo en el tiempo. Cada bloque puede abordarse por separado, y en cada uno se vuelve a comprobar la lista para actualizar el porcentaje de cumplimiento.

Cómo leer un informe de auditoría de Moodle

Un porcentaje de cumplimiento es útil, pero conviene leerlo con criterio.

• El 85 % no significa «casi listo». Si el 15 % que falta son los informes obligatorios, el riesgo es mayor que ese número.
• Los rojos van antes que los amarillos. Son los que condicionan la bonificación.
• Las copias de seguridad son un requisito, no un detalle. Una plataforma sin copias comprobadas pone en riesgo todos los datos de los alumnos y la justificación de la actividad.
• La auditoría no es una certificación. Describe el estado de la plataforma en una fecha y no sustituye la verificación del propio organismo.

Lo que conviene revisar cada año

Una auditoría describe el estado de la plataforma en una fecha, y la plataforma cambia: se actualiza Moodle, se añaden cursos, entran nuevos tutores. Por eso recomendamos repetir la revisión cuando se cambia de versión o antes de una convocatoria importante. Una segunda pasada con la misma lista permite comprobar en minutos que lo corregido sigue funcionando.

Qué se llevó el cliente

• Una fotografía objetiva de su plataforma, con un nivel de cumplimiento del 85 %.
• Una hoja de revisión punto por punto con lo correcto, lo incorrecto y lo mejorable.
• Un plan de acciones ordenadas por prioridad para llegar al 100 %.

¿Su plataforma Moodle cumple lo que exige FUNDAE?

Podemos auditarla y, si lo desea, desarrollar las mejoras: informes personalizados, copias, páginas de protección de datos y ajustes de accesibilidad. Consulte nuestras páginas sobre Moodle para formación bonificada FUNDAE y programación de plataformas Moodle, o cuéntenos su caso.

Auditoría de Moodle: lo esencial del caso

Una auditoría de Moodle útil termina con un porcentaje de cumplimiento y una lista de acciones ordenadas por prioridad. La auditoría de Moodle de este caso revisó unos noventa puntos, desde la página de inicio hasta las copias de seguridad. Repetir la auditoría de Moodle al cambiar de versión permite comprobar que lo corregido sigue funcionando. Una auditoría de Moodle no sustituye la verificación del organismo, pero evita llegar a ella sin conocer los puntos débiles.

Para ampliar información, puede consultar el sitio de FUNDAE.

Preguntas frecuentes

¿Qué plataforma exige FUNDAE?

FUNDAE no impone una marca concreta. Exige que la plataforma de teleformación permita ciertos controles y registros. Moodle puede cumplirlos con la configuración y los desarrollos adecuados.

¿Cuánto dura una auditoría de este tipo?

Depende del tamaño de la plataforma. En este caso la revisión de campo se hizo en cuatro días, más la preparación y el informe.

¿La auditoría garantiza que me concedan la bonificación?

No. Detecta y ordena lo que hay que corregir para cumplir los requisitos de la plataforma. La resolución depende del organismo y de otros aspectos de la formación.

¿Pueden corregir ustedes lo que se detecte?

Sí, desarrollamos los informes, las copias de seguridad y las mejoras en Moodle, y integramos la plataforma con su CRM.

¿Qué versiones de Moodle revisan?

Las versiones vigentes. Esta auditoría se hizo sobre Moodle 4.0.5.