eIDAS: firma electrónica e identidad digital en Europa
El reglamento eIDAS es la norma europea que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza: firma electrónica, sellos, sellos de tiempo, entrega electrónica certificada y certificados de sitios web. Gracias a él, una firma electrónica cualificada hecha en España tiene la misma validez en toda la Unión Europea.
Con la reforma conocida como eIDAS 2, llega además la cartera europea de identidad digital. En este artículo explicamos qué regula, qué cambia y qué deben tener en cuenta las empresas.
Los tres tipos de firma electrónica
| Tipo | Qué es | Ejemplos de uso |
|---|---|---|
| Simple | Cualquier dato electrónico que identifica al firmante, como aceptar con un clic o escribir el nombre | Aceptación de condiciones, pedidos de poco importe |
| Avanzada | Vinculada de forma única al firmante, permite identificarlo y detecta cualquier cambio posterior | Contratos comerciales, documentos laborales |
| Cualificada | Firma avanzada hecha con un certificado cualificado y un dispositivo seguro. Equivale a la firma manuscrita | Trámites con la administración, contratos de especial importancia |
En España, el reglamento se complementa con la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza. Lo encuadramos con el resto de normas en las leyes de la informática.
Qué cambia con eIDAS 2
- Cartera europea de identidad digital: una aplicación con la que cada ciudadano podrá identificarse y compartir documentos acreditados (DNI, títulos, permisos) en toda la UE. Los Estados miembros deben ofrecerla antes de que termine 2026.
- Obligación de aceptarla: las administraciones y, más adelante, grandes plataformas y sectores regulados como la banca o las telecomunicaciones tendrán que admitirla para identificar a sus usuarios.
- Nuevos servicios de confianza, como los atributos electrónicos certificados o el archivo electrónico cualificado.
- Control del usuario: el ciudadano decide qué datos comparte en cada caso.
Qué deben hacer las empresas
- Elegir el tipo de firma adecuado para cada documento según su riesgo e importancia.
- Usar prestadores de confianza incluidos en la lista oficial de la UE cuando se necesite una firma o un sello cualificado.
- Integrar la firma en sus procesos: contratos, altas de clientes o documentos internos firmados desde el CRM o el ERP.
- Prepararse para la cartera digital si identifican clientes online, sobre todo en sectores regulados.
- Conservar las evidencias de cada firma: fecha, hora, identidad y documento firmado.
Caso ilustrativo
Una academia que firmaba las matrículas en papel
Un centro de formación imprimía las matrículas y los documentos de formación bonificada, los enviaba por correo, esperaba a recibirlos firmados y los escaneaba. Muchas matrículas se retrasaban semanas.
Se integró la firma electrónica avanzada en el proceso de matrícula del CRM: el alumno firma desde el móvil y el documento firmado, con sus evidencias, queda en su ficha. El tiempo de matrícula pasó de semanas a minutos.
Ejemplo basado en situaciones habituales en nuestros proyectos. Los datos se han modificado para proteger la confidencialidad de los clientes.
La visión de Ángel González
«Técnicamente, eIDAS se apoya en criptografía de clave pública: certificados cualificados, sellos de tiempo y dispositivos seguros de creación de firma. Con eIDAS 2 llega además la cartera europea de identidad digital, que permitirá identificar clientes y firmar desde el móvil con plena validez. Mi recomendación es integrar ya la firma electrónica en los flujos del ERP o del CRM mediante API, en lugar de imprimir y escanear. Así cada documento queda firmado, sellado en el tiempo y trazable.»
Ángel González, director de NOÁTICA Informática para empresas
Preguntas frecuentes
¿Una firma con un clic tiene validez?
Sí, es una firma electrónica simple y tiene validez legal, pero ante un conflicto es más difícil demostrar quién firmó. Para contratos importantes conviene la avanzada o la cualificada.
¿Qué es un sello electrónico?
El equivalente a la firma para una empresa: garantiza el origen y la integridad de documentos emitidos por una organización, como facturas o certificados.
¿La cartera digital sustituye al certificado digital?
No lo sustituye de inmediato. Convivirán, y la cartera se irá extendiendo a medida que administraciones y empresas la acepten.
¿Quiere firmar sus documentos electrónicamente?
Integramos la firma electrónica en su CRM, ERP o plataforma de formación, con el nivel de firma adecuado para cada documento y las evidencias bien guardadas.
