Caso de éxito: CRM y web corporativa para un abogado de prestigio que abre despacho propio en Málaga

Este caso explica cómo se plantean un CRM y una web corporativa para un despacho de abogados como un único flujo. Un abogado con una larga carrera decidió montar su propio despacho. Para arrancar necesitaba dos herramientas que un despacho consolidado ya suele tener y que, desde cero, hay que pensar bien: una web corporativa que explique a qué se dedica y facilite el contacto, y un CRM donde ordenar las consultas y los contactos que lleguen. Este caso cuenta cómo planteamos la web corporativa, qué otras piezas de apoyo se contemplaron y qué conviene tener en cuenta cuando un despacho profesional estrena sus herramientas digitales.

Proyecto para un cliente de la provincia de Málaga. Caso anonimizado: por confidencialidad, la ubicación y los datos que podrían identificar al cliente se han modificado.

La situación de partida

El profesional se disponía a ejercer de forma independiente y partía prácticamente de cero en el terreno digital: sin web propia, sin un lugar donde recoger las consultas de forma ordenada y sin contenidos preparados para publicar. En un despacho pequeño eso significa que la persona titular atiende a la vez el trabajo jurídico y la gestión de los contactos, y que cualquier consulta que llega por teléfono, correo o formulario depende de que alguien la apunte.

Los objetivos de la propuesta eran tener una página web profesional propia, poder publicar contenidos jurídicos y facilitar que particulares, empresarios, directivos y otros profesionales pudieran plantear consultas. Como en cualquier servicio profesional, el documento deja claro que los resultados de captación no pueden garantizarse: dependen de la competencia, de los buscadores y de otros factores externos.

La web corporativa

Qué secciones incluye

La web se planteó con una estructura amplia, pensada para que cada tema que interesa al cliente tenga su propia página. Entre otras, se previeron:

• Página de inicio.
• Perfil profesional.
• Una página por cada área de actuación del despacho, con sus subtemas.
• Asistencia jurídica preventiva a empresas.
• Publicaciones y análisis jurídicos.
• Conferencias y actividad docente.
• Preguntas frecuentes.
• Contacto y solicitud de consulta.
• Aviso legal, política de privacidad y política de cookies.

Como los contenidos de un despacho se redactan con cuidado, se previó también la redacción profesional de los textos: entre quince y dieciocho secciones, a partir de una entrevista con el profesional, con revisión de las expresiones publicitarias y una ronda de correcciones.

Qué incluye el desarrollo

El desarrollo comprendía:

• Diseño personalizado, con una imagen sobria y de prestigio.
• Instalación y configuración del gestor de contenidos.
• Adaptación a ordenadores, tabletas y teléfonos móviles.
• Formularios de contacto.
• Integración con teléfono, correo electrónico y WhatsApp profesional, cuando proceda.
• Integración con un mapa.
• Sistema de gestión de cookies.
• Configuración básica de seguridad y certificado SSL.
• Copias de seguridad.
• Optimización inicial de velocidad.
• Herramientas de medición y analítica, y alta en Google Search Console.
• Un apartado de actualidad desde el que publicar artículos y noticias.

Junto a eso, un SEO inicial: estudio de las búsquedas relacionadas con las áreas del despacho, optimización de títulos, descripciones y encabezados, organización de las direcciones web y datos estructurados de profesional, despacho y artículos.

Criterios deontológicos desde el diseño

La propuesta recoge un apartado específico de confidencialidad y criterios deontológicos que consideramos un modelo para cualquier web de abogados: respetar el secreto profesional y la protección de datos; no publicar nombres de clientes, datos de procedimientos ni resultados sin la autorización y legitimación correspondientes; basarse en información objetiva y verificable sobre formación, experiencia y áreas de actuación; y evitar promesas de resultados o afirmaciones que puedan inducir a error. Estas reglas no se añaden al final: condicionan qué se escribe y cómo.

El CRM

El proyecto incluyó además un CRM para el despacho, es decir, una herramienta donde se registran los contactos y las consultas, se ve en qué estado está cada una y se programan los seguimientos. En los documentos que hemos revisado no se detallan sus módulos ni su configuración, por lo que preferimos no atribuirle más funciones de las que consten; en cambio, sí podemos explicar, con carácter general, qué debe resolver un CRM en un despacho pequeño y por qué compensa.

Qué debería resolver un CRM en un despacho

Un único lugar para cada contacto. Cada persona o empresa tiene una ficha con sus datos, sus consultas, las comunicaciones mantenidas y las tareas pendientes. Se acaba buscar en el correo, en el móvil y en una libreta.

Que ninguna consulta se quede sin respuesta. Cuando una consulta entra por el formulario de la web, por teléfono o por correo, el CRM la registra y permite asignar un seguimiento con fecha. Es especialmente útil para quien trabaja solo o con un equipo reducido.

Estados claros. Una consulta pasa por fases, por ejemplo recibida, contactada, reunión programada, encargo aceptado o descartada. Ver cuántas hay en cada fase ayuda a organizar la semana.

Información sobre de dónde llegan los contactos. Saber si la consulta viene de la web, de una recomendación o de una publicación permite decidir en qué merece la pena invertir tiempo.

Confidencialidad. En un despacho, el CRM contiene datos personales y, a veces, datos delicados. Debe tener accesos por usuario, permisos y una política clara de lo que se registra y lo que no, siempre dentro del secreto profesional y del RGPD.

Para saber cómo abordamos este tipo de proyectos en general, puede consultar nuestras páginas sobre software de gestión y programación a medida.

Una herramienta de apoyo a los contenidos

La propuesta contemplaba también el desarrollo de una herramienta privada de ayuda a la redacción, integrada con la web. El profesional introduce una idea, un titular, una resolución o una noticia, y el sistema prepara un borrador completo en la web: artículo estructurado, resumen, preguntas frecuentes, título y descripción para buscadores, imagen y versión para redes profesionales. Los borradores pueden programarse para su publicación.

Lo más importante de esta herramienta son sus límites, porque en el ámbito jurídico un contenido erróneo tiene consecuencias:

• Se configura con las áreas, el tono y las limitaciones deontológicas del despacho.
• Se le dan instrucciones para no inventar sentencias, datos ni citas, no prometer resultados, no usar datos de clientes ni presentarse como asesoramiento individualizado.
• Se mantiene la revisión y aprobación previa del profesional antes de publicar. La inteligencia artificial es una ayuda a la redacción y no sustituye la revisión jurídica.
• Hay un control mensual del consumo y un manual de uso, y se prevé una sesión de formación inicial.

Cómo se trabaja un proyecto así

Estas son las etapas que seguimos en proyectos de esta naturaleza.

1. Entrevista inicial. Se recoge qué hace el despacho, a quién se dirige y qué se quiere comunicar.
2. Estructura de la web. Se acuerda el mapa de secciones antes de diseñar, y se decide qué contenidos existen ya y cuáles hay que redactar.
3. Diseño y desarrollo. Se construye la web, con formularios, seguridad, copias y analítica.
4. Redacción y revisión de contenidos. Con una revisión específica de las expresiones publicitarias y de la confidencialidad.
5. Puesta en marcha del CRM. Configuración de los estados de las consultas, campos de las fichas, usuarios y permisos.
6. Conexión entre la web y el CRM. Que una consulta enviada desde un formulario quede registrada sin teclearla de nuevo.
7. Pruebas y publicación. Se prueban los formularios, la adaptación a móviles y los accesos antes de publicar.
8. Formación y soporte. Una sesión de uso con el profesional y un periodo de soporte para ajustes.

Qué cambia para el despacho

Lo que persigue un proyecto así, presentado como objetivo y no como resultado medido:

• Disponer de una web propia, rápida, segura y adaptada al móvil desde el primer día.
• Facilitar que quien necesite un abogado pueda plantear una consulta con un par de pulsaciones.
• Tener ordenadas las consultas y los contactos, con seguimiento.
• Publicar contenidos jurídicos de forma regular, con control del profesional.
• Mantener la web y los datos bajo control del titular.

Lo que aprendimos

Un despacho que empieza necesita orden antes que volumen. Es mejor tener pocas consultas bien registradas y atendidas que muchas perdidas en el correo.

La web y el CRM funcionan mejor juntos. Si el formulario no alimenta el CRM, alguien tiene que copiar los datos a mano, y esa tarea acaba por no hacerse.

Los límites deontológicos se diseñan, no se improvisan. Qué se puede publicar, qué se puede registrar y quién puede verlo debe decidirse al principio.

La inteligencia artificial en el ámbito jurídico requiere revisión humana. Se usa para ahorrar tiempo de redacción, no para delegar el criterio.

¿Va a abrir un despacho o quiere ordenar el que tiene?

Podemos analizar con usted qué web y qué CRM necesita, con el dominio, el código y las licencias a su nombre, y proponerle un plan por fases. Cuéntenos su caso en nuestra página de contacto.

CRM y web corporativa: lo esencial del caso

El CRM y web corporativa funcionan mejor cuando los formularios de la web entran directamente en el CRM. En este proyecto de CRM y web corporativa, cada consulta queda asignada a un responsable y genera un seguimiento. Un proyecto de CRM y web corporativa para un despacho debe cuidar el tratamiento de datos que exige el RGPD. Si empieza con CRM y web corporativa, lo prudente es definir pocos campos y estados claros.

Para ampliar información, puede consultar la Agencia Española de Protección de Datos.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una web corporativa y una web básica?

Una web corporativa explica con detalle qué hace el despacho, estructura cada área en su propia página, incluye contenidos actualizables y está preparada para recibir consultas, no solo para dar un teléfono.

¿Es necesario un CRM en un despacho pequeño?

No siempre, pero ayuda en cuanto las consultas superan lo que se puede recordar. Compensa especialmente si hay varias personas que atienden contactos.

¿Qué ocurre con los datos de los clientes en el CRM?

Deben tratarse con las medidas que exigen el RGPD y el secreto profesional: accesos por usuario, copias de seguridad y registro solo de lo necesario.

¿Puede la inteligencia artificial redactar los artículos de un abogado?

Puede preparar borradores, pero la revisión jurídica la hace siempre el profesional. Una herramienta bien diseñada obliga a esa revisión antes de publicar.

¿A nombre de quién quedan la web y el CRM?

Del cliente. El código, los servidores, los dominios y las licencias quedan a su nombre.