Factura electrónica obligatoria entre empresas: plazos y requisitos
La factura electrónica entre empresas y autónomos (B2B) deja de ser opcional en España. La Ley 18/2022, «Crea y Crece», estableció la obligación, y el Real Decreto 238/2026, aprobado por el Consejo de Ministros el 24 de marzo de 2026, fija cómo y cuándo se aplica. En esta guía resumimos los plazos, los requisitos y cómo preparar su programa de gestión.
Resumen informativo: para su caso concreto, consulte con su asesoría fiscal.
Calendario
| Quién | Cuándo es obligatoria |
|---|---|
| Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros | 12 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla el real decreto |
| Resto de empresas y autónomos | 24 meses después de esa entrada en vigor |
La orden ministerial tiene prevista su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que situaría la obligación en octubre de 2027 para las empresas grandes y en octubre de 2028 para el resto. Conviene confirmar las fechas definitivas con la publicación oficial.
Qué exige
- Formatos estructurados: las facturas deben ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931, en alguno de los formatos admitidos: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Un PDF por sí solo no es una factura electrónica a estos efectos.
- Intercambio entre plataformas: las facturas se envían a través de plataformas de intercambio privadas o de la solución pública de la Agencia Tributaria.
- Copia a la Agencia Tributaria: la solución pública actúa como repositorio al que las plataformas privadas remiten copia.
- Estados de la factura: el destinatario debe comunicar si acepta o rechaza la factura y cuándo la paga. Es clave para controlar la morosidad.
- Periodo transitorio: durante la primera fase, las facturas se acompañan de un PDF para que los destinatarios que aún no se hayan adaptado puedan leerlas.
Cómo preparar su programa de gestión
- Comprobar que su ERP puede emitir y recibir facturas en alguno de los formatos admitidos.
- Elegir la vía de intercambio: plataforma privada o solución pública.
- Revisar los datos maestros: NIF, direcciones y datos fiscales de clientes y proveedores correctos.
- Automatizar la recepción: que las facturas de proveedores entren solas en contabilidad. Lo explicamos en contabilizar cientos de facturas con IA.
- Preparar la comunicación de estados de aceptación y pago.
- Probar con clientes y proveedores antes de la fecha obligatoria.
Si usa Odoo, la mayor parte se resuelve con su configuración y, si hace falta, con desarrollo. Si usa un programa antiguo sin estas funciones, es buen momento para valorar el cambio.
Caso ilustrativo
Una distribuidora que recibía cientos de facturas en PDF
Una distribuidora recibía cada mes cientos de facturas de proveedores en PDF por correo, que un administrativo registraba a mano. Sus clientes grandes ya le pedían facturas en formato estructurado.
Se configuró su ERP para emitir facturas en formato UBL, se conectó con una plataforma de intercambio y se automatizó la recepción de las facturas de proveedores. El registro manual se redujo a revisar excepciones, y la empresa quedó preparada antes de su fecha obligatoria.
Ejemplo basado en situaciones habituales en nuestros proyectos. Los datos se han modificado para proteger la confidencialidad de los clientes.
La visión de Ángel González
«Técnicamente, la factura electrónica obligatoria no es un PDF: es un fichero estructurado (UBL, CII o Facturae) con estados de aceptación, rechazo y pago que deben viajar entre empresas y hacia la solución pública. Por eso el reto está en el software de gestión: generar el formato correcto, validar los datos fiscales y conectar con una plataforma de intercambio mediante API. Mi consejo es preparar ya el ERP y probar el circuito completo con clientes y proveedores, en lugar de esperar al último plazo.»
Ángel González, director de NOÁTICA Informática para empresas
Preguntas frecuentes
¿Un PDF enviado por correo sirve?
No como factura electrónica B2B. Durante la transición se acompaña la factura estructurada de un PDF, pero la factura válida es la estructurada.
¿Me afecta si soy autónomo?
Sí. La obligación alcanza también a los autónomos, en la segunda fase.
¿Qué pasa con las facturas a consumidores?
Esta obligación se refiere a las operaciones entre empresas y profesionales. Las facturas a particulares siguen sus propias reglas.
¿Está preparado su programa de facturación?
Revisamos si su ERP puede emitir, recibir e intercambiar facturas electrónicas y lo adaptamos o le ayudamos a migrar a una solución que lo haga.
