Retorno de la inversión de un ERP o CRM: cómo calcularlo
Implantar un ERP o un CRM es una inversión importante, y la pregunta es inevitable: ¿cuándo se recupera? Calcular el retorno de la inversión antes de decidir evita dos errores: gastar en un sistema que no se amortiza y descartar uno que se pagaría solo en pocos meses.
Qué costes hay que contar
- Licencias o suscripciones por usuario y aplicación.
- Implantación: análisis, configuración, migración de datos e integraciones.
- Formación del equipo y tiempo que dedica durante el proyecto.
- Alojamiento y mantenimiento anual.
- Desarrollos a medida, si los hay, y su adaptación en futuras versiones.
Dónde está el ahorro
| Fuente de ahorro | Cómo medirla |
|---|---|
| Horas de tareas manuales | Horas al mes que se dejan de dedicar a teclear, conciliar o buscar datos |
| Errores | Coste de facturas erróneas, pedidos equivocados o stock mal controlado |
| Cobros | Reducción de los días que tardan los clientes en pagar |
| Stock | Menos inventario inmovilizado y menos roturas |
| Ventas | Oportunidades que ya no se pierden por falta de seguimiento |
| Programas que se eliminan | Licencias y mantenimientos de aplicaciones que el nuevo sistema sustituye |
Cómo calcularlo
El retorno de la inversión se calcula comparando el beneficio anual con la inversión: ROI = (ahorro anual − coste anual) ÷ inversión inicial. El plazo de recuperación es la inversión inicial dividida entre el ahorro neto mensual.
Ejemplo orientativo: si una empresa invierte 20.000 € en implantar un ERP, paga 6.000 € al año de licencias y mantenimiento, y ahorra 30 horas al mes de tareas manuales (a 25 €/hora, 9.000 € al año) más 8.000 € al año en errores y stock, el ahorro neto es de 11.000 € anuales y la inversión se recupera en unos 22 meses. Las cifras de cada empresa son distintas; lo importante es medirlas con datos propios.
Cómo asegurar que se cumple
- Medir los indicadores antes de implantar, para poder comparar.
- Implantar por fases, empezando por lo que más ahorro genera.
- Formar bien al equipo: un sistema que no se usa no ahorra nada.
- Revisar los indicadores a los seis y a los doce meses.
Caso ilustrativo
Un ERP que se amortizó antes de lo previsto
Una distribuidora dudaba entre seguir con su programa antiguo o implantar Odoo. Se midieron las horas dedicadas a pasar pedidos, conciliar cobros y cuadrar el stock: casi dos personas a tiempo completo.
Con esos datos, el cálculo mostró una recuperación en menos de dos años. Tras la implantación por fases, el ahorro de horas y la reducción del stock inmovilizado hicieron que la inversión se recuperara antes de lo previsto.
Ejemplo basado en situaciones habituales en nuestros proyectos. Los datos se han modificado para proteger la confidencialidad de los clientes.
La visión de Ángel González
«Para calcular el retorno de un ERP o CRM uso datos, no estimaciones: tiempos de cada proceso antes y después, medidos con los registros del propio sistema, errores de facturación, días de cobro y horas de trabajo manual eliminadas. Con esos datos, el cálculo del plazo de amortización es directo. Además, recomiendo fijar indicadores desde el primer día y revisarlos a los seis meses. Un ERP bien implantado se amortiza, pero solo se demuestra si se mide antes de empezar.»
Ángel González, director de NOÁTICA Informática para empresas
Preguntas frecuentes
¿Un CRM se amortiza igual que un ERP?
El ahorro de un CRM suele venir más de las ventas que se dejan de perder que de las horas ahorradas. Hay que medir las oportunidades y la tasa de cierre.
¿Qué pasa si no mido antes?
No podrá demostrar el retorno. Unas pocas mediciones antes de empezar bastan.
¿Un sistema de código abierto sale más rentable?
Ahorra licencias, pero la implantación y el mantenimiento cuentan igual. Lo explicamos en las ventajas de Odoo.
¿Quiere saber si un ERP o un CRM le compensa?
Medimos sus procesos actuales, estimamos costes y ahorros con sus datos y le decimos con números si la inversión le compensa.
